Content Management Systeme – Teil 4: Standard- vs. Individualsoftware

Wie ich bereits im 2. Teil ausgeführt habe, lässt sich Anwendungssoftware weiter einteilen in Individual- und Standardsoftware. Die Entscheidung darüber, welcher Softwaretypus zum Einsatz kommen soll, stellt sich zu Beginn. Dabei hat diese Entscheidung erhebliche Konsequenzen, die zum Teil erst im späteren Projektverlauf zum tragen kommen. Es ist wie so oft bei Softwareprojekten: falsche Entscheidungen zu Beginn, bezahlt man anschließend teuer. Daher sollte man der Entscheidung Individual- oder Standardsoftware große Bedeutung beimessen und diese nicht leichtfertig fällen.

Individualsoftware ist ein Softwareunikat, welches auf die individuellen fachlichen und technischen Anforderungen einer kleinen, abgegrenzten Zielgruppe, zumeist sogar eines konkreten Nutzers, hin erstellt wird. Die Erstellung und der Betrieb von Individualsoftware kann sowohl durch den Nutzer selbst oder durch Dritte vorangetrieben werden. Standardsoftware (SSW) hingegen ist in der Regel immer fremdbezogen, deckt einen vollständigen Geschäftsprozess oder ein abgeschlossenes betriebliches Anwendungsgebiet ab und wird gezielt für eine große Zielgruppe sowie vielseitige Einsatzmöglichkeiten entwickelt. Das Ziel bei der Entwicklung von Standardsoftware muss es daher sein, möglichst viele – vor allem die wesentlichen – Anforderungen des Zielmarktes abzudecken und in unterschiedlichen Unternehmen möglichst ohne Änderungen einsetzbar zu sein. Zu den charakteristischen Merkmalen von Standardsoftware zählen unter anderem

• Branchenneutralität,
• Anpassungsfähigkeit an die Unternehmensorganisation,
• ein großer Funktionsumfang und
• ein relativ günstiger Preis (im Vergleich zur Individualsoftware).

Um diese Definition zu konkretisieren wird beispielsweise gefordert, dass Standardsoftware in mindestens fünf unterschiedlichen Unternehmen zum Einsatz kommen sollte, um der Bezeichnung gerecht zu werden.

Make or buy?

Dem Einsatz von Individual oder Standardsoftware liegt eine klassische Make-or-Buy-Entscheidung zu Grunde, der eine umfassende Analyse vorausgehen muss. Gerade in der betrieblichen Anwendung spielt eine derartige Entscheidung eine große Rolle, da sich ein Großteil der Anwendungssoftware kritisch auf den Unternehmenserfolg auswirkt. Die wichtigsten Kriterien bei der Entscheidung zwischen Standard und Individualsoftware sind nach Österle

• Differenzierung von der Konkurrenz,
• Innovationsgeschwindigkeit,
• Softwareentwicklungs- und Softwarewartungskosten,
• Verfügbarkeit von Know-how,
• Abhängigkeit von den Softwareentwicklern (intern, als auch extern),
• der Integrationsgrad sowie
• die Softwarequalität.

Trendanalysen zufolge wird der Anteil der Individualsoftware an der eingesetzten Anwendungssoftware insgesamt weiter absinken, was sicherlich auch seinen Ursprung in der immer besseren Qualität und dem gesteigerten Funktionsumfang hat.

Im Folgenden werde ich die jeweiligen Vor- und Nachteile von Individual und Standardsoftware nur kurz ausführen, da eine ausführliche Betrachtung des Entscheidungsproblems selbst, wie oben erwähnt, äußerst komplex und vielschichtig ist und daher im Rahmen hier sprengen würde.

Vor- und Nachteile von Standardsoftware

Wirtschaftlichkeit

Die Anschaffung von Standardsoftware ist in der Regel zehn bis fünfzigmal kostengünstiger als Eigenentwicklung. Hinzu kommt, dass die Anschaffungsauszahlung sicher zu prognostizieren ist und die „laufenden“ Kosten unter anderem für die Weiterentwicklung und anstehende Releasewechsel auf Grund der Umlage auf viele Nutzer geringer ausfallen. Bei der Eigenentwicklung entstehen außerdem Kosten durch die Einstellung von Softwarespezialisten oder durch das Auftreten eines Personalengpasses. Kritisch zu sehen ist, dass bei Standardsoftware unter Umständen erhebliche Kosten durch individuelle Anpassungen und die Einführung anfallen und ggf. neue Hardwareressourcen beschafft werden müssen, da die alten nicht von der Standardsoftware unterstützt werden oder die neue Software auf der vorhandenen Hardware nicht effizient arbeiten kann. Insgesamt wirkt sich der Kostenverlauf während des Lebenszyklus positiv zu Gunsten von Standardsoftware aus (vgl. Abbildung 1).

Risiken

Bei Standardsoftware entfallen alle Risiken, die mit der Entwicklung einer solchen Software verbunden sind (Projektscheitern, Ressourcenprobleme usw.). Auch die Risiken und der Aufwand der Weiterentwicklung – im engeren Sinn auch Softwareentwicklung – entfallen. Da Standardsoftware vielfach eingesetzt und laufend weiterentwickelt wird, ist das Risiko von Programmfehlern geringer als bei Individualsoftware; die ggf. notwendigen Fehlerbeseitigungen werden vom Softwarehersteller übernommen. Mit Standardsoftware begibt sich der Käufer allerdings in ein starkes Abhängigkeitsverhältnis vom Softwarehersteller. Anpassungen, Erweiterungen und Fehlerkorrekturen sind durch den Anwender selbst oft nicht möglich oder gefährden die Release und Updatefähigkeit der Software.

Zeit

Zeitlich gesehen bietet der Einsatz von Standardsoftware Vorteile durch den Wegfall der kompletten Softwareentwicklung, durch eine verkürzte Einführungs und Umstellungszeit sowie eine schnellere Weiterentwicklung und Fehlerbehebung – unter anderem auf Grund der Routine des Softwareanbieters. Außerdem ist eine Standardsoftware sofort verfügbar, was zur schnelleren Generierung von Einnahmen und Ausnutzung von Wettbewerbsvorteilen führt. Hierbei darf jedoch der ggf. notwendige Aufwand der Anpassung nicht vernachlässigt werden.

Qualität

Auch wenn Softwarequalität eine zumeist subjektive Größe ist, lassen sich dennoch Kriterien zu deren Bewertung festlegen. Dazu zählen unter anderem die Anpassbarkeit, Funktionalität, Robustheit und Flexibilität der Software. Standardsoftware hat ein hohes Maß an Anpassbarkeit, da sie auf Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit – vor allem innerhalb der Standardsoftware/ familie – sowie auf unterschiedliche Hardwareplattformen ausgelegt ist. Auch hinsichtlich der Funktionalität überzeugt Standardsoftware in der Regel durch ein großes Funktionsspektrum. Die große Funktionalität kann zu einem Overhead führen und die Software zu komplex werden lassen. Gerade deshalb ist eine zentrale Eigenschaft vieler Standardsoftwaresysteme eine umfassende Parametrisierbarkeit, um Customizing – insbesondere hinsichtlich der Organisationsstrukturen und Prozessabläufe – mit möglichst wenig Aufwand zu ermöglichen, d. h. speziell auch ohne Änderungen am Programmcode vornehmen zu müssen. Dass Standardsoftware zumeist auch dem Kriterium der Robustheit gerecht wird, ergibt sich durch den vielfachen Einsatz und die laufende Weiterentwicklung und Wartung durch den Softwareanbieter. Obwohl Standardsoftware sich oftmals auf dem neuesten Stand befindet, besteht infolge der Intransparenz für den Käufer die Gefahr, dass Anbieter alte Systeme ohne einheitliches Datenmodell verkaufen. Ergonomisch gesehen ist Standardsoftware häufig besser als Individualsoftware: einheitliche Benutzungsoberfläche, analoge Konzepte im gesamten System und innerhalb der Standardsoftwarefamilie und bessere Dokumentation. Problematisch ist jedoch, ob die Standardsoftware in die bestehende Unternehmensinformatik – z. B. über entsprechende Schnittstellen – integriert werden kann. Insbesondere die generalisierte Ausrichtung führt häufig dazu, dass die Anforderungen seitens des Anwenders nur unzureichend erfüllt werden und daher ein großer Anpassungsbedarf besteht, durch den weitere oben genannten Probleme entstehen.

Fachliche Anforderungen

Durch Standardsoftware erhält der Anwender Zugriff auf externes betriebswirtschaftliches Know-how aus vielen Unternehmen – unter anderem häufig in Form einer ‚mitgelieferten’ Ablauforganisation – und damit einen Innovationsvorsprung. Diese Tatsache erweist sich für Anwender, die keine eigene Ablauforganisation haben, durchaus als Vorteil. Ist bereits eine Ablauforganisation vorhanden, kann es aber zu Konflikten kommen, die unter Umständen Anpassungen der Ablauforganisation beim Anwender notwendig machen. Die schon angesprochene generalisierte Auslegung und der mögliche Overhead durch ungenutzte Funktionen kann unter Umständen auch eine unzureichende Abdeckung der Anforderungen und einen erheblichen Anpassungsbedarf – insbesondere auch während des Lebenszyklus – mit sich bringen und die Standardsoftware inflexibel erscheinen lassen.

Wettbewerbsdifferenzierung

Es wird oftmals kritisiert, dass Standardsoftware der Konkurrenz in gleicher Weise zur Verfügung steht. Dem kann jedoch entgegnet werden, dass Standardsoftware erst durch die Verwirklichung der spezifischen Geschäftsprozesse oder der zu erfüllenden Aufgabe Wettbewerbsdifferenzierungspotentiale generieren und damit eine gute Ausgangsbasis mit hoher Flexibilität darstellen.
Aufgrund der Tatsache, dass die einzelnen Standardsoftwareprodukte und die Anforderungen und Gegebenheiten bei den Anwendern sehr große Unterschiede aufweisen, sind ggf. entsprechende Gesichtspunkte, deren Auflistung keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, zu relativieren.
Die Auswahl entsprechender Standardsoftware gestaltet sich als komplexe, nicht triviale Aufgabe, für die es die unterschiedlichsten Vorgehensmodelle gibt.

Literatur

Hoch, D.: Projekt- und Managementvoraussetzungen für das erfolgreiche Einführen von StandardSoftware. In: Erfolgsfaktoren der integrierten Informationsverarbeitung, Proceedings Compas ‘87. O. Hrsg. Berlin 1987, S. 703-714.
Liebetrau, G.; Becker, M.: Die Auswahl von Standardsoftware. In: Management-Zeitschrift, 61 (1992) 3, S. 59-61.
Österle, H.: Standardsoftware – Auswahl und Einführung. In: Lexikon der Wirtschaftsinformatik. Hrsg.: Mertens, P. u. a. 4., vollst. neu bearb. und erw. Aufl., Berlin u. a. 2001, S. 435-437.
Schütte, R.; Vering, O.: Erfolgreiche Geschäftsprozesse durch standardisierte Warenwirtschaftssysteme. Marktanalyse, Produktübersicht, Auswahlprozess ; mit 18 Tabellen. Berlin u. a. 2004.
Vering, O.: Methodische Softwareauswahl im Handel. Ein Referenz-Vorgehensmodell zur Auswahl standardisierter Warenwirtschaftssysteme. Berlin 2002.

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