Content Management Systeme – Teil 5: CMS-Auswahlprozess
Hat man sich dafür entschieden nicht selbst ein Content Management System zu entwickeln, dann stellt sich als nächstes die Frage, welches am Markt verfügbare CMS eingesetzt werden soll. Weil die Auswahl einer Standardsoftware aus einer Vielzahl von möglichen, sich zumeist gegenseitig ausschließenden Systemen und unter Unsicherheit erfolgt, handelt es sich hierbei um ein Entscheidungsproblem. Im Bereich klassischer Software gibt es eine Vielzahl von Modellen zur Softwareeinführung. Für Content Management Systeme ist mir ein fundiertes Modell bisher noch nicht begegnet. Falls jemand eines kennt, würde mich das sehr interessieren. In diesem fünften Teil der Content Management Systeme Serie habe ich einen generellen Auswahlprozess entworfen, der zur Strukturierung des Entscheidungsproblems herangezogen werden kann.
Inhalt der CMS-Reihe
Zu Beginn stellt sich die Frage, ob man sich für die CMS-Auswahl professionelle Unterstützung sichern möchte, also zum Beispiel eine Agentur beschäftigt, die auf dem Gebiet Erfahrung hat und das mit möglichst vielen Systemen und nicht nur dem eigenen oder Typo3. Entscheidet man sich für diese Variant ist das Folgende dennoch hilfreich, nämlich um zu überprüfen, ob die Agentur auch gut arbeitet (damit hat man an sich schon wieder ein eigenes Auswahlproblem). Zumindest sind es Indizien dafür.
Chancen und Risiken der Auswahl
Eine Auswahl zwischen mehreren divergenten Alternativen birgt sowohl Chancen als auch Risiken für den Entscheidungsträger. Die Chancen liegen vor allem darin die in im dritten Teil genannten Vorteile voll auszuschöpfen. Die Risiken hingegen liegen insbesondere darin, dass die dort genannten Nachteile auftreten. Wie problematisch dabei das Verhältnis von Risikoverteilung und Problemidentifikation bei der Softwareauswahl ist, verdeutlicht Abbildung 1. Um die Nutzenpotentiale (Chancen) von Standardsoftware voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Risiken zu minimieren, ist bei der Auswahl ein systematisches Vorgehen zwingend erforderlich.
Abbildung 1: Risikoverteilung und Problemidentifikation bei der Softwareauswahl. Quelle: Vgl. Vering (2002), S. 131.
Vorgehensmodell und Auswahlprozess
Ich unternehme hier einmal den Versuch ein allgemeines Vorgehensmodell aufzustellen. Natürlich kann dies nicht den Detaillierungsgrad bieten, der im Einzelfall notwendig ist, aber das wäre auch gar nicht möglich. Eine gut strukturierte Problemsituation ist die zentrale Voraussetzung zur Lösung eines Entscheidungsproblems. Die Softwareauswahl weist hingegen diverse Defekte auf und ist daher schlecht strukturiert. Zunächst muss daher das Verfahren zur Standardsoftwareauswahl das Entscheidungsproblem von Strukturdefekten befreien, um anschließend auf dieser Grundlage eine Entscheidung treffen zu können. Der Auswahlprozess findet in mehreren Phasen statt, die ich nun kurz erläutern werde.
1. Analysephase
Beteiligte Personen: Top-Management, DV- und Fachabteilung, ggf. externe Berater
1.1 Ist-Analyse
Ziele: Auswahlproblems erörtern, aktuelle Situation erforschen
Output: Bericht zur Ist-Situation
1.2 Soll-Konzeption
Ziele: Projektziele festlegen, Restriktionen festhalten, Projektvorschläge äußern
Output: Lastenheft
2. Ausschreibungsphase
Beteiligte Personen: DV- und Fachabteilung, ggf. externe Berater
Ziele: Angebotseinholung
Instrument: Marktanalyse
Output: Versand des Lastenheftes an in Frage kommende Anbieter
3. Alternativenbewertungsphase
3.1 Grobanalyse
Beteiligte Personen: DV- und Fachabteilung, ggf. externe Berater
Ziel: Vorauswahl der Bewerbungen
Instrument: K.O.-Kriterien, zum Beispiel:
- zu hohe Preisvorstellungen des Anbieters,
- unzureichender Leistungsumfang
- zu großer Anpassungsaufwand der Software
- Unsicherheiten bzgl. der Wartung
- Inkompatibilität der Software mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens
- fehlende deutsche Sprachunterstützung
- fehlende Nennung von Referenzkunden
Output: engere Wahl von 3 bis 5 Systemen
3.2 Detailanalyse
Beteiligte Personen: Top-Management, DV- und Fachabteilung, ggf. externe Berater
Ziel: Feinbewertung ausgewählter Systeme, detailierte Anforderungen abgleichen
Instrument: Lastenheft, Evaluationsverfahren (zum Beispiel Nutzerwertanalyse, Sensitivitätsanalyse)
Output: Ranking der Systeme
4. Endauswahl
Beteiligte Personen: Top-Management, DV- und Fachabteilung, ggf. externe Berater
Ziele: Auswahl des Systems, Vertragsabschluss
Output: Vertrag
Abbildung 2: CMS-Auswahlprozess
Literatur
Vering, O.: Methodische Softwareauswahl im Handel. Ein Referenz-Vorgehensmodell zur Auswahl standardisierter Warenwirtschaftssysteme. Berlin 2002.
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xwolf, 19. August 2008 um 10:41 Uhr
Wie funktioniert die Ausschreibungsphase denn bei reinen OpenSource-Systemen?
Bzw.: Wie groß ist die Gefahr, daß man eben kein Angebot von guten OS-Systemen bekommt, eben weil es dort eine eher Entwicklercommunity ohne Ansprechpartner mit kommerziellen Bestrebungen gibt.
Und laufen solche “Angebote” nicht eher darauf hinaus, daß man letzlich doch einen Admin braucht der sich vor Ort drum kümmert – also eine Variante des “Selbst machens” ist?
Olli, 19. August 2008 um 21:34 Uhr
Meiner Meinung nach muss sich eine Ausschreibung nicht unbedingt an das entwickelnde Unternehmen richten, sondern v.a. an die, die die Einführung, Schulung und den langfristigen Support anbietet. Das ist bei den meisten Systemen natürlich auch der Hersteller. Gerade bei OSS existieren aber immer auch Firmen, die sich nur auf Einführung und Support spezialisiert haben. Für Typo3 z. B. gibt es sowas ja wie Sand am Meer.
Das Besondere ist dabei dann, dass man sowohl die Qualität des Systems selbst als auch die des Unternehmens beurteilen muss, die das System letztendlich einführt. Bei der Marktanalyse sollte man OSS auf jeden Fall nicht vergessen.
Jetzt habe ich natürlich nur davon geschrieben, dass man die Einführung und den Support von einer externen Unternehmung durchführen lässt. Bei OSS ist es sicherlich auch möglich, dies selbst zu übernehmen. Eine konkrete Ausschreibung kann man dann an solche Systeme nicht richten. Bei der Evaluation stehen dann zunächst “technische” Fragestellungen im Vordergrund. Dies lässt sich aber nur so realisieren, wenn tatsächlich auch entsprechendes Know-how im eigenen Unternehmen vorhanden ist oder entsprechend zugekauft werden kann.
Wo liegt dann der Vorteil? Darin, dass man die komplette Implementierung nicht zur Aufgabe hat und da liegt ja mitunter die größte Gefahr. Probleme mit OSS sind dann eher auf einen mangelhaften Auswahlprozess zurückzuführen.
Ich arbeite gerade noch an einem kurzen Artikel über OSS, mal schaun, wie weit ich da auf Grund meiner Zeit in die Tiefe gehen kann. Ist auf jeden Fall ein spannendes Thema, vor allem in Bereichen von eher “klassischer” Software, wie z. B. ERP-Systeme. Unglaublich was es da z. T. für umfangreiche Systeme am Markt gibt. Nur hinter die Kulissen, sprich den Code, darf man nicht immer gucken
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xwolf, 21. August 2008 um 10:31 Uhr
Naja, Hintergrund meiner Fragen war/ist auch der, daß es leider viele Auftraggeber gibt, die aufgrund mangelnder Kenntnisse ganz traditionelle Ausschreibungen in Amtsblättern etc. machen.
Das sich auf solche Ausschreibungen natürlich nur solche Firmen melden, welche groß genug sind, Leute nur auf die Beantwortung/Beobachtung solcher Ausschreibung zu beschäftigen, liegt dann auf der Hand.
Gleichzeitig bekommen viele kleine oder lokale Agenturen, die sich das nicht leisten können, nichts von einem potentiellen Auftraggeber mit.
Wenn dann die Ausschreibungen nur von wenigen ngroßen Agenturen beantwortet wird, muss der Auftraggeber zwischen derren Angeboten entscheiden. Es bliebt dann also die Wahl aus in Hochglanzfolien beschriebener Funktionsumfang, Namen der Agentur und Preis. Nicht aber unbedingt aus Qualität…
Olli, 21. August 2008 um 11:02 Uhr
Ohne sich damit näher zu beschäftigen wird es halt nur schwer sein. Der Prozess erfordert nunmal mindestens Zeit und im besten Fall auch gewisses Know-how. Wenn man selber niemanden dafür abstellen kann, der vor allem auch dazu in der Lage ist, dann bliebe immer noch der Weg über ein spezialisierte Beratungsunternehmen. Womit dann auch mein Job gesichert wäre
Matthias Steinforth, 29. Oktober 2008 um 17:16 Uhr
Hallo,
gelungener Artikel. Ich selbst habe mich auch schon sehr intensiv mit dem Thema der CMS-Auswahl auseinander gesetzt. Hierzu gibt es einen Fachbeitrag, auf den ich gerne hinweisen möchte:
http://www.kernpunkt.de/kann/pflichtenhefterstellung-cms-auswahl/article/pflichtenheft-content-management-system-cms.html
Im dem Artikel beschäftige ich mich unter anderem mit der Erstellung eines Pflichtenehftes für ein Content-Management-System und definiere die wichtigsten Kriterien, die es bei der Auswahl eines CMS zu beachten gilt.
Freue mich auf Feedback…
Gruß
Matthias Steinforth